Briefing Nedir? İyi Bir Brief Nasıl Verilir?

Brief nedir? Briefing bir marka, kampanya ya da proje için çalışacağınız reklam ajansına iletmiş olduğunuz kısa bilgiler demektir. Briefing kelimesi sözcük anlamı olarak “özet” olarak çevrilir. Çoğu zaman markanızın pazarlama faaliyetleri için ajansınızdan taleplerinizi ve markanız, ürününüz ya da hizmetiniz hakkında detayları içerir. Peki briefing neden yapılır?

Brief Ne Demek?

Müşteri brief verdiğinde, reklam ajansına projesi ve ihtiyaçları ile ilgili kısa bilgi sunmuş, özetlemiş olur. Yani brief, müşteri ve reklam ajansı arasında kurulan kuvvetli bir iletişim bağı demektir. Kulağa çok basit ve sıradan bir iş gibi gelse de, iyi bir briefing hazırlamak ajansınızla yürüteceğiniz pazarlama faaliyetlerinin sağlıklı ilerlemesi açısından çok önemli. Örneğin, pazarlama hedefleri içermeyen, hedef kitle beklentilerini belirtmeyen veya müşterilerinin faydalarından, satış vaadinden bahsetmeyen bir özet, eksik ve hatalıdır. Hatalı bilgiler vermekten daha da kötüsü, çalışacağınız ajansa bir briefing metin hazırlamayıp, her şeyi karşı tarafa bırakmaktır.

• Ayrıca “brief nedir?“, “brief vermek ne demek”, “ne işe yarar” sorularının yanında, kim tarafından verilir” kısmı da önemlidir.
• Briefing verecek kişi ya da ekip, hizmet ve ürünler hakkında bilgi sahibi olmanın yanı sıra markanın değerleri, vizyon ve misyonu, iletişim tonu, hassas çizgileri ve sektördeki tutumu hakkında bilgi sahibi olmalı ve çalışacağı reklam ajansını bu bilgiler ile aydınlatmalıdır.

Brief Nedir Nasıl Yapılır?

İyi bir brief projeye teşvik eden, anlaşılır, kısa ve öz olandır. Doğru hazırlandığında, iki taraf için de pazarlama ve reklam süreci netleşir. Yanlış anlaşılmalar ve akit kayıpları önlenmiş olur. Bir nevi, iyi bir briefing marka ve ajans arasında bir sözleşme öncesi karşılıklı anlaşma görevi görür. Çünkü iyi hazırlanmış bir briefing ürün ve hizmetler hakkında bilgi vermekle birlikte, markanın beklentisini ve taleplerini de yazılı şekilde saklı tutar.

Briefing Uygulaması Nedir?

Peki briefing hazırlarken nelere dikkat etmeliyiz? İyi briefing nasıl verilir? Ne işe yarar? Madde madde belirtmek gerekirse iyi bir brief şunları içermelidir:

• Marka geçmişi ve özet
• İş hedefleri
• Pazarlama hedefleri
• Reklam hedefleri
• Hedef kitle bilgisi
• Satış vaadi ve marka mesajı
• Ürün veya hizmet faydaları
• Eylem çağrısı (Call to Action)
• Marka Değerleri
• Bütçe planlaması
• Zamanlama (deadline, termin)

9 Adımda İyi Bir Brief Nasıl Hazırlanır?

1) Markanızı, şirketinizi kısaca tanımlayın

Briefing vereceğiniz reklam ajansının yol haritasını rahatça çizebilmesi ve size verimli bir çalışma sunabilmesi için öncelikle markanızı tanıtmalı, açıklamalısınız. Kimsiniz? Hangi ürün ve hizmetleri veriyorsunuz? Bu soruları cevaplamalısınız. Briefing dosyasına ek olarak web sitenizi, sosyal ağ hesaplarınızı, kurumsal kimlik kitapçığınızı vs. ekleyebilirsiniz. Böylece ajans ekibinin ve dijital pazarlama danışmanınızın markanızı daha iyi anlamasını sağlarsınız.

• Kısa bir özet geçtikten sonra marka detaylarına geçebilirsiniz. Markanızın öne çıkan özellikleri, karakteri nelerdir?
• Bu karakter ne kadar esnek ya da rijit yapıdadır? Marka kimliğiniz hangi çizgide?
• Hedef kitleniz ile iletişim tarzınız hangi tarz olmalı?
• Bu cevaplar sağlıklı bir reklam süreci için olmazsa olmazlar arasında.

2) Projeyi, iş tanımını özetleyin

Brief nedir sorusu gibi markanızla da ilgili cevaplanması gereken sorular vardır. Markanız yeni bir ürün mü piyasaya sürüyor? Ürününüz için yeni bir ambalaj tasarımına mı ihtiyacınız var? İşin veya beklentinizin ne olduğunu, neye ihtiyaç duyacağınızı açıklayın. İş hakkında ekibin kafasında başlangıçta ne kadar çok şey canlanırsa, işin zamanında teslim süresi o kadar kısalır.

• Brief, zamanla değişikliğe uğrayabilir, revize edilebilir.
• Önemli olan projeyi net bir şekilde anlatması ve sonuca kısa yoldan ulaşmasına yardımcı olmaktır.

3) Hedeflerinizi belirtin

Bu adım briefing hazırlamanın en önemli maddesidir. Projeyi hayata geçirmeden ve reklam faaliyetlerine başlamadan önce, hedef ve ulaşmak istediğiniz noktayı belirlemelisiniz.

• Bu reklam çalışmasına niçin ihtiyaç duyuyorsunuz?
• Sonucunda ne elde etmeyi bekliyorsunuz?
• Satış mı, bilinirlik mi, hedefiniz nedir?
• Tüm reklam faaliyetlerinin sonucunda ulaşmak istediğiniz noktayı iyi ifade ederseniz, süreci kolaylaştırırsınız ve pazarlama çalışmaları sağlıklı ilerler.

4) Hedef kitlenizi tanımlayın

Kimlerin müşteriniz olmasını bekliyorsunuz? Bu hizmet veya ürünle kimlere ulaşmayı hedefliyorsunuz? Hedef kitlenizin tanımını ve davranış biçimlerini iletmeniz ajans için önemlidir. Brief verilirken unutulan kısımlardan biri, hedef kitle tanımlanmasıdır. Genelde briefing verirken genel bir gruplandırma halinde hedef kitle belirtilir. Bu gruplar çok geneli kapsadığından yaratıcı ajans ekibine yeterince yardımcı olamaz. Hedef kitle analizi bu açıdan oldukça değerlidir. Potansiyel müşterileriniz ile ilgili detaylar ne kadar netleşirse işi yapacak ekibin işleri o kadar kolaylaşır.

• Şu kitle, bu topluluk demek yerine; “18-28 yaş arasında çocuk sahibi olmayan, ortalama gelir seviyesi x-y düzeyinde, ayda 2 kez sinemaya giden” şeklinde belirtmek her zaman daha faydalıdır.
• Böylece reklam faaliyetlerini yürütürken hedef kitleye ulaşmak için ne tür mesajlar vereceğimizi bilmiş oluruz.

5) Rakiplerinizi tanımlayın

Markanızın rakipleri kimler? Ürününüzü başka kimler üretiyor ve satıyor? Aynı hizmeti bölgenizde veren başka şirketler de var mı? Rakiplerinizi ve sektördeki ayrıntıları anlatmanız değerli olacaktır. Örneğin, yeni bir logo tasarımı için, rakiplerinizin ve sektörün logo tasarımında hangi renkleri tercih ettiklerini bilmenizde fayda var. Yeni bir ürün satışına hazırlanıyorsanız, piyasada satılan benzer ürünlerin değerlendirmesini sunmalısınız.

• Ajansınızın bu konulara hakim olması işi kavramasına ışık tutacaktır.
• Ayrıca hoşunuza giden ve gitmeyen örneklerden de paylaşarak talebinizi daha da netleştirebilirsiniz.
• Ayrıca rakiplerinizi ve rakip örnekleri iletmek, benzer tarzda iş yapılmasını, reklam ajansınızın size özel olmayan fikirler sunmasını da önler.
• Böylece özgün tasarımlar elde etmenizi sağlayacaktır.

6) Platform seçimlerinizi yapın

Yapılacak reklam ya da pazarlama çalışmasının hangi platformlarda yayınlanmasını istediğinizi söyleyin. Ürünün reklamları internet için mi hazırlanıyor? Instagram gibi Sosyal medya platformlarında paylaşmak için mi? Bir afiş ya da broşür mü? Mailing çalışması mı yapılacak?

• Reklamın nerede yapılacağını belirtirseniz süreci kolaylaştırır ve hızlandırırsınız.
• Örneğin, bazı reklamlar sadece TV’de yayınlanırken, bazıları ise sosyal medya hesaplarında yayınlanmak üzere üretilirler.
• Hazırlanan reklamın içeriği kadar hangi mecralarda, platformlarda yayınlanacağı da önemli bir konu.
• Yayınlanacağı platform belli ise bunu teknik özellikleri ile birlikte belirtmenizde fayda var.
• Bu sonuca daha hızlı ulaşmanızı sağlayacak.

7) Bütçe ve zamanı kararlaştırın

Brieflerde çoğunlukla teslim tarihi, bitiş süresi (deadline) mevcuttur. Bütçe ve zaman çoğu zaman reklam ajansınızda çalışacağınız ekip ile birlikte planlanır. Fakat müşteri olarak ortalama bütçe ve termin süreniz hakkında ajansa fikir verecek ipuçlarını iletin.

• Çünkü firma olarak pazarlama ve bütçeniz ve termin süresi bir çok etkende belirleyici rol oynayacaktır.
• Reklam ajansınızla çalışacağınız proje büyük ve iddialı ise aralarda kontrol tarihleri belirlemekte, toplantılar düzenleyip aksiyon planını kontrol etmekte fayda vardır.

8) Markanızın ince çizgilerini belirleyin

Her markanın belli çizgileri, hassas noktaları ve tarzları vardır. Ve markalar tuttukları taraflara farkındalık yaratmak için sosyal sorumluluk projeleri ve etkinlikler düzenler. Firmaların kendi reklamlarında devamlı olarak bu ince çizgilerden bahsettiğini ve arka planda bu hassas noktalar hakkında mesajlar verdiğini fark etmişsinizdir.

• Bir brief verirken ve hazırlarken kırmızı çizgilerinizi belirtmeyi unutmayın.
• Çünkü reklam kampanyanızda kullanılacak ses tonu ve mesajlar açısından bu bilgiler de değerlidir.
• Örneğin, çoğu marka cinsiyetçilik, ırkçılık, faşizm gibi kavramların karşısında durur ve reklam kampanyalarını bu değerler etrafında üretirler.

9)Ajansınıza güvenin!

Bu maddelerin cevapları hazır. Çalışmak istediğiniz doğru ajansı buldunuz ve işe koyulmak için sabırsızlanıyorsunuz. Ajansınızla yapılan reklam planını kabul ettikten, onayladıktan sonra çalışma tarzlarını belirleyin ve ajansınızın işe koyulmasına izin verin. Sürecin her adımına müdehale etmek, süreci yavaşlatacak ve etkili bir reklam kampanyasını engelleyecektir.

• Ajansınızla ilerleme konusunda bildirim alacağınız periyodu belirledikten sonra, arkanıza yaslanın ve sizin için çalışan yaratıcı ekibe güvenin.
• İşler kötü giderse size zaten bildireceklerdir.
• Sonrasında strateji değişikliği gibi çözüm yöntemlerini deneyeceklerinden şüphe duymayın.

Debrief Nedir? (Brief sonrası geribildirim)

Brief nedir ile birlikte gelen bir soru daha var, debrief nedir? Verdiğimiz bilgiler ışığında zaman ayırıp ajansınıza mükemmel bir briefing hazırladınız. Yaratıcı ekibe güvendiniz ve çalışmalara başlandı. Fakat:

• Verdiğiniz briefing ajansınız ve kreatif ekip tarafından doğru anlaşıldı mı?
• Yanlış anlaşılan yerleri fark etme ve düzeltme fırsatınız oluyor mu?
• Kampanya istediğiniz gibi ilerliyor mu?

İşte bu noktada, soruların cevabını alabilmek için düzenlenen toplantılara debriefing adı veriliyor. Reklam kampanyaları ve pazarlama süreçleri başlatmak isteyen büyük markalar, reklam konkuruna davet ettikleri ajanslara debriefing toplantıları da yapmayı teklif edebilirler. Bu debrief’lerin amacı ajanslar tarafından istenilen çizgide reklam sürecini yürüttüklerinden emin olmak ve yardımcı olmaktır. Böyle ce hem ajans attığı adımları daha sağlam basar hem de siz bütçe ve zamanlamayı daha iyi yönetebilirsiniz.

Reklam Konkuru ne Demek?

Reklam konkuru, ajansların markaya ve ürünlerine/hizmetlerine bakış açısını, reklam stratejilerini ve yaratıcı kampanyaları sundukları, portfolyolarını, iş kalitelerini sergiledikleri bir yarış demektir.

Örnek Brief

1. Markanızın ya da projenizin amacı:
2. Hedef Kitleniz:
3. Markanızın, ürününüzün özellikleri ve faydaları:
4. Geleneksel reklam kampanyalarınız:
5. Kurumsal kimliğiniz ve marka kimliğiniz hakkında bilgiler:
6. Rakipleriniz ve esinlendiğiniz örnekler:
7. Satış vaadiniz ve tüketiciye mesajınız:
8. Markanızı konumlandırması:
9. Sloganınınız ya da slogan ile ilgili ipuçları:
10. Zamanlama ve bütçe:

Örnek ve kreatif brief dosyası yukarıdaki sorular cevaplanarak hazırlanabilir. Bu şablonu kullanarak ve soruları kendinize göre artırıp azaltarak yaratıcı ekibe yardımcı olacak bir briefing örneği hazırlayabilirsiniz.

Özetle Brief Nedir?

Brief kavramı, pazarlama ve reklam kampanyalarınızda kreatif ekibe işiniz, markanız, ürünleriniz ve beklentilerinizi özetleyip, ajansınızın çalışmalar hakkında yol haritasını çizmeye yardımcı olmaktır.